Уничтожение и архивная обработка документов при ликвидации предприятия

Ликвидация предприятия – это весомый повод для того, чтобы решить вопрос об уничтожении документации данной организации.

Первое действие, которое должно предпринять руководство ликвидируемой компании, — это создание ликвидационной комиссии. Членам этой комиссии должны быть вручены все документы организации, это происходит одновременно с составлением акта передачи, который становится основным документом в этом действии. В акте необходимо отразить три списка документов:

• временного хранения;
• постоянного хранения;
• кадровых дел.

Архивное хранение документов предприятия

Чтобы передать документы в архив, требуется много времени и сил. По этой причине ликвидационная комиссия чаще всего поручает это специалистам, подписывая договор об услугах архивной компании. Таким образом, все обязанности, касающиеся архивной обработки документов и дальнейшего их хранения, переходят к специалистам этой организации.

Обычно коммерческие архивные компании предоставляют следующие услуги:

• анализ документов, их разбор и систематизация;
• проведение экспертизы;
• использование научно-справочного аппарата.

Занимаясь передачей бумаг в архив, необходимо сделать копии всех страховых документов.

Кадровые документы, в числе которых приказы, личные карточки персонала, штатные расписания, платежные ведомости, – нуждаются в особом внимании: их следует передать в муниципальный либо государственный архив. Такая же судьба ожидает документы, которые необходимо определить на постоянное хранение.

Процедура передачи отражается в соответствующем акте, копия которого сдается в регистрирующий орган.

Уничтожение документов ликвидируемой организации

Бумаги, принадлежащие ликвидируемому предприятию и подлежащие временному хранению, необходимо передать на хранение в государственный архив или в коммерческую архивную организацию. С организацией заключается договор, в котором предусматривается необходимость уничтожить переданные на хранение материалы после того, как истечет срок их хранения. Этот момент отражается и в распорядительном акте, составленном ликвидационной комиссией.

Если срок хранения каких-либо документов истек на момент ликвидации предприятия, их можно уничтожить только после соответствующего решения, принятого членами ликвидационной комиссии.